Cum ne pregatim pentru o prezentare in public – interviu cu Mihai Baciu, Soft skills trainer

Fiecare dintre noi a avut la un moment dat de sustinut o prezentare in fata unui auditoriu mai mult sau mai putin numeros. Cu siguranta cu totii am avut emotii, indiferent cat de bine ne-am pregatit pentru asta si poate chiar ne-am si incurcat la un moment dat, cu toate ca am repetat textul de nenumarate ori.

Deoarece urmeaza sa tin o prezentare cat de curand, i-am cerut ajutorul lui Mihai, din dorinta de a face totul la un nivel cat mai profi. Si pentru ca sfaturile lui sunt deosebit de utile m-am gandit sa vi le impartasesc si voua si astfel a iesit urmatorul interviu:

– Buna Mihai, iti multumesc pentru ca ai acceptat sa ne spui mici secrete despre cum sa sustinem cu succes o prezentare. In primul rand, te rog spune-ne cateva cuvinte despre tine si experienta ta.

– Sunt trainer, lucrez in aceasta industrie de 12 ani si am la activ peste 1.100 de ore de training sustinute. Am inceput prin a fi voluntar in cadrul unui ONG iar lucrurile au evoluat rapid si am trecut destul de repede in zona de business unde am sustinut traininguri si evenimente de team building. Am livrat cursuri in mediul de business pentru multe firme din diverse domenii printre care telecom, FMCG, banking, auto, farma. In parcursul meu profesional am lucrat ca senior trainer pentru cel mai mare grup farmaceutic din Romania.

– Avand o asemenea experienta in spate, presupun ca la baza formarii tale stau si multe cursuri si certificari de care ai avut la randul tau nevoie.

– Sunt de parere ca nu diplomele atesta adevarata valoare a unui om dar pot spune cate ceva despre experienta lui. Iar in cazul meu asta este cu atat mai adevarat deoarece majoritatea certificarilor sunt luate in afara tarii. Partea interesanta a fost cand am vrut sa mi le echivalez iar statul roman nu a fost de acord asa ca a trebuit sa imi iau celebrul certificat CNFPA 🙂 . Puteti citi toate cursurile si acreditarile pe care le am, pe site-ul meu.

Foarte important este ca imi place enorm de mult ce fac, ma simt ca pestele in apa in sala de curs si din toata zona de training asta ma atrage cel mai tare: sa fiu alaturi de participanti.

– Sa revenim la subiectul nostru de azi: cum incepem pregatirea unei prezentari? Care sunt primii pasi?

– Consider ca cel mai si cel mai important este sa cunosti domeniul despre care o sa vorbesti. Apoi, primul pas este sa iti faci o scurta agenda cu subiectele importante pe care vrei sa le atingi. In general, la inceputul unei prezetari este bine sa le spui participantilor ce urmeaza sa le spui (o mica introducere), sa le spui ce ai de spus (prezentarea pe larg) iar la final sa le spui ce le-ai spus (o scurta recapitulare). La fel de important  este sa incepi cu ceva foarte atragator: ori foarte amuzant, ori foarte socant. Primele trei lucruri pe care le spunem e bine sa fie de impact, sa atraga atentia foarte tare.

Eu mizeze in prezentarile mele pe latura amuzanta. Depinde si de subiect evident, dar oamenii rezoneaza nu neaparat cu un discurs elevat ci cu emotiile pe care vorbitorul le transmite. Exista in exprimarea americanilor ceva care se numeste “the hook” (carligul). Ideea este sa incepi cu ceva important, ceva cu care-i sa prinzi pe cei care te urmaresc. De notat ca povestile prind mai bine atunci cand sunt personale.

De asemenea,  nu trebuie ignorata pregatirea. Sunt oameni care-si spun “lasa, vad eu ce se intampla, eu sunt un om creativ, imi vine mie inspiratia, o sa vad ce-o fac”. In general in viata, pregatirea este ca un iceberg. La fel se intampla si in cazul prezentarilor, ce se vede este doar varful icebergului dar ce nu vede este pregatirea care se afla in spate. Din acest motiv, este important sa scriem prezentarea, sa stim exact despre ce o sa vorbim si sa nu lasam la voia intamplarii un eveniment pentru care oamenii au venit special.

Si aici insa, ca in orice domeniu dealtfel, nu exista solutie universal valabila care sa functioneze la fel pentru toata lumea. Exista tehnici care te pot ajuta si exista tehnici care  nu se potrivesc cu stilul tau si pot mai mult sa te incurce.

– Cum putem sa cuantificam timpul in cuvinte? De exemplu eu o sa am 20 de minute la dispozitie. Cum calculez cuvintele/paginile prezentarii astfel incat sa ma incadrez in timp?

– Pe mine m-ar stresa foarte tare sa fac asta, nu sunt un document word care numara cuvinte 🙂 . Nu trebuie totul invatat ca o poezie pe care o spui la scoala. Eu prefer sa am o structura, un schelet al prezentarii si pe baza ei sa construiesc. In general ma uit mereu la ceas si in functie de timpul ramas decid ce anume mai introduc din scheletul initial. Pana la urma orice prezentare este despre a transmite un mesaj, este vorba despre informatia cu care ramane celalalt la final. Cele 20 de minute pe care o sa le ai tu la dispozitie, sunt ideale si poti sa profiti la maxim de ele pentru a trasmite informatii unui public interesat. Exista studii care spun ca dupa 15-20 de minute, puterea de concentrare scade. Astfel, orice prezentare, dupa 20 de minute devine plictisoare. Dupa aceasta perioada insa, este foarte ok o sesiune de intrebari si raspunsuri.

– Cum si de cate ori e bine sa repetam prezentarea? E util sa ne luam la noi niste notite?

– Eu evit sa am in mana foi in momentul in care sustin o prezentare. Motivul principal este ca emotiile se pot transmite foilor (mai precis sa iti tremure mainile 🙂 ) iar oamenii pot sa sesizeze asta. Eu prefer sa invat scheletul de care spuneam mai devreme, sa il stiu foarte bine in minte. Ce poate fi intr-adevar de ajutor este sa il ai in buzunar, sa stii ca te poti baza pe el in caz ca uiti unde ai ramas. In general insa oamenii aprecieaza cel mai mult sinceritatea, iar in cazul in care ne incurcam, putem sa spunem: “Uite ca m-am emotionat, este un subiect atat de drag mie incat am uitat ce vreau sa spun 🙂 . Dar aveam ceva notat. Ahaa, uite unde ramasesem…“

Am vazut speakeri foarte buni care aveau si biletele in mana dar se uitau pe ele doar din cand in cand. Mai ales in cazul tau, pentru o prezentare de  20 de minute eu chiar as evita sa tin foile in mana. Daca ar fi vorba  de o ora, cum au presendintii, atunci da, este de inteles 🙂 .

– Este important sa ne pastram calmul dar cum facem asta? Care este atitudinea cu care e bine sa ne identificam?

– Cel mai  important este sa ai incredere in tine si in informatiile pe care le vei prezenta. Chiar daca te incurci sau daca apar incidente nedorite, pana la urma tu esti acolo pentru ca ai ceva de spus (altfel nu te-ar fi invitat nimeni, nu-i asa? 🙂 ) si in plus oamenii vor sa auda ce vei spune (altfel nu ar fi acolo). Referitor la micile impasuri inerente, pe mine ma ajuta foarte mult faptul ca oamenii nu stiu ce urmeaza sa le spun, prin urmare oricare ar fi directia in care ma indrept, pare sa aiba legatura cu planul initial. Daca la un moment dat te impiedici poti sa faci din asta ceva amuzant. Stiu ca pare greu dar nu trebuie sa te dezechilibreze absolut nimic. Daca de exemplu, un participant vorbeste la telefon sau se uita pe FB, poti sa spui si tu “ahh, inca nu mi-am verificat FB-ul dar ce bine ca altii pot s-o faca 🙂 “. Totul poate fi corectat printr-o gluma dar este important ca nimanui  sa nu i se atraga atentia in mod direct.

– Ce facem cu emotiile care apar dintr-o data exact cand a venit randul nostru sa urcam pe scena?

– Iti spuneam mai devreme experienta pe care o am la activ. Cu toate astea, trebuie sa recunosc ca si eu am emotii de fiecare data cand incep o prezentare. Insa de-abia astept sa incep deoarece stiu ca dupa introducere, cand intru in subiect, emotiile incep sa se disipeze. Focusul in timpul unei prezentari este pe ce urmeaza sa spui si nu pe cum arati in fata auditoriului. Daca incepem sa ne gandim la cum ne sta parul, sau daca ne vine bine camasa, avem parte de un factor inhibitor care ne va duce intr-un punct in care nu ne dorim sa fim. Devenim nesiguri si probleme personale care nu au nimic de a face cu prezentarea, incep sa iasa la suprafata si sa puna stapanire pe noi. Daca ne dorim sa ajutam oamenii sa inteleaga ce le transmitem si ne focusam pe informatii, vom vedea ca emotiile vor disparea. Pana la urma acolo nu este vorba despre tine ci despre mesaj, iar tu esti doar purtatorul mesajului.

Una peste alta, emotiile sunt constructive, fac parte din natura umana. Mie chiar mi-a zis cineva la un moment dat : “Mihai, daca nu ai emotii, inseamna ca esti nesimtit. Este absurd sa crezi ca cineva nu are emotii. Iar daca chiar nu are insamna ca nu-i pasa. Emotiile vin din gradul de implicare.”

– Exista niste secrete ca sa ne recapatam stapanirea de sine?

– Eu nu folosesc mantre si nu am formule magice la care sa apelez 🙂 . Daca se intampla sa ma balbai sau sa ma incurc, ori trec peste, continuand discursul ori, daca m-am blocat atat de tare incat nu  mai pot sa continui, imi aduc aminte un banc, o gluma sau improvizez ceva pe loc. Nu cred in formulele predefinite, pur si simplu trebuie sa fii tu. Poti sa te gandesti ca esti intr-o sala cu prietenii tai, pe care-i stii de foarte mult timp. Cum te-ai simti daca ai fii cu prietenii, tai? Probabil ca bine 🙂 .

– Apropo de prieteni. E important sa cunoastem oamenii din sala? Acordam cateva minute fiecarui participant sa se prezinte si sa spuna cateva cuvinte despre el?

– La 20 de minute, cat ai tu la dispozitie, as zice ca nu. Ar dura cateva minute bune, intre 5 si 10 probabil sa se prezinte fiecare, ceea cea ar face ca timpul ramas pentru prezentare sa fie foarte putin, chiar insuficient. Eu as incepe cu a ma prezenta pe mine (asta in cazul in care nu m-a prezentat cineva inainte). Apoi as spune cateva cuvinte despre faptul ca “ma bucur ca sunt aici si pot sa impartasesc despre un subiect care imi este foarte drag“. Daca incepi cu prezentarea participantilor poti sa ai persoane care nu or sa stie ce sa spuna sau care se vor emotiona si chiar vei consuma tot timpul pe care il ai la dispozitie. Asta in schimb este o tehnica foarte buna la cursuri sau workshopuri, sa lasi fiecare participant sa se prezinte, astfel incat emotiile tale sa se transmita catre cei din sala, sa-si dea seama cat de greu este sa vorbesti in public si astfel, sa aprecieze mai multe ceea ce faci tu.

– Ce parere ai despre trucul prin care ne imaginam ca toata lumea din sala e dezbracata? Functioneaza? 🙂

– Da, daca ai anumite fetisuri, probabil ca functioneaza 🙂 . In cazul meu, daca mi-as imagina asta, m-as defocusa rau de tot. Pentru mine nu functioneaza, mi se pare un grad de intimitate foarte mare. La fel cum nu ma ajuta ba chiar ma blocheaza, sa repet in fata unei oglinzi. Pentru ca daca repet in oglinda, ajung la ce ti-am spus mai devreme, sa ma studiez cum arat si cum ma prezint, in loc sa ma concentrez pe ce vreau sa transmit. Nu-mi place sa repet in fata oglinzii pentru ca atunci focusul ar fi pe mine si nu pe mesaj.

– Cum putem sa revenim dupa un moment in care ne-am balbait, ne-am incurcat sau ne-am uitat cuvintele? Putem iesi onorabil dintr-o situatie atat de neplacuta?

– Sigur ca putem iesi onorabil, asa cum spuneam, putem sa recunoastem cu naturalete ca ne aflam intr-un impas, pana la urma a gresi e omenesc. Ne putem ajuta de o gluma si momentul va fi depasit foarte usor. E important sa fim constienti ca de multe ori cei din sala nici nu realizeaza impasul in care ne aflam asa ca poate nu e bine sa ii dam mai multa importanta decat merita. Putem sa ne ajutam si de tehnica actorilor, care considera momentele stanjenitoare niste cadouri pentru public, deoarece in aceste situatii pot sa improvizeze si sa dea frau naturaletii.

– Exista vreun cod legat de imbracaminte atunci cand sustinem o prezentare?

– Da, exista un cod legat de imbracaminte, este codul evenimentului la care participi. Imbracamintea ar trebui sa fie adecvata tipului de intalnire care are loc si tipului de prezentare. Daca are loc seara intr-o locatie luxoasa, te imbraci elegant. Daca este o intalnire cu in timpul zile, informala, atunci te imbraci mai lejer. Totul trebuie sa fie echilibrat, atat continutul prezentarii dar si modul in care aparem noi. La fel ca si in vanzari nu te imbraci ca sa-l intimidezi pe celalat sau ca sa il faci se gandeasca la imbracamintea ta. Imbracamintea trebuie sa fie ingrijita dar in niciun caz sa nu atraga atentia asupra ei si sa creeze o bariera. Vrei ca oamenii sa te aprecieze pentru ceea ce spui si nu pentru ceea ce ai pe tine.

– Ce facem cu mainile pe durata prezentarii?

– Eu gesticulez destul mult. Folosesc in avantajul meu nonverbalul, in niciun caz nu tin mainile incrucisate in fata sau la spate. Tin mainile in fata, cu palmele in sus nu in jos. Pana la urma nonverbalul tau da dinamism prezentarii si imputerniceste ceea ce spui pe gura. Ar trebui folosite ambele maini si de asemenea e de evitat sa faci gesturi ascutite, sa arati cu degetul intr-o anumita parte a asalii.

– Si acest nonverbal pare ca trebuie destul de mult studiat. Dar cum iti poti da seama cum te descurci, daca nu te folosesti de oglinda?

– Asa este, eu repet de fiecare data inaintea unei prezentari si daca am pe cineva disponibil in zona, il rog sa ma asculte 20 de minute. Nu conteaza ca e vorba de sotie, prieteni sau niste copii, repetitia chiar este mama invataturii. Daca am un curs pe care l-am tinut de 20 de ori sunt sanse mult mai mari ca a 21-a oara sa iasa mult mai bine decat prima data. E bine sa repeti in fata cuiva si e util sa il rogi sa iti dea feedback dupa.

– Unde ne uitam?

– Privirea clar trebuie indreptata catre cei din sala si as evita sa ma uit doar catre o singura persoana. Exista aceasta tendinta, din cauza emotiilor, sa fixezi una sau doua persoane din sala. Eu de obicei fac un lucru pe care l-am invatat foarte de mult, nici nu mai stiu exact unde. Se chema girofarul zambitor :). Atunci cand vorbesti, surfezi cu privirea din stanga in dreapta toata audienta si evident zambesti. Ochii nu trebuie sa stea in pamant, exista si o zicala care spune ca ochii sunt oglinda sufletului. Din acest motiv este important contactul vizual. E bine ca oamenii sa iti vada privirea si tu pe a lor. Astfel le si captezi atentia.

– Cum facem cu vocea sa pastram un ton atragator? De exemplu tu ai stil foarte calm, cu un timbru foarte jos. E nativa sau e lucrata? Eu stiu ca am vocea subtire iar cand incepe sa ma prinda subiectul vorbesc foarte tare.

– Eu vocea nu am lucrat-o deci nu stiu ce sa-ti raspund. Stiu insa ca exista oameni care te ajuta sa lucrezi la tonalitate. Daca ai vocea pitigaiata sau un ton nepotrivit, asta se poate lucra in timp. Este important sa constientizi si sa mergi la un specialist care sa te indrume dar in primul rand sa-ti dea feedback. Spun asta pentru ca in general avem tendinta sa fim foarte critici cu noi insine. Din acest motiv se si spune ca frica de a vorbi in public este pe locul doi in topul fricilor, imediat (iar unii spun chiar inainte 🙂 ) de frica de moarte. Pentru ca este vorba de o foarte mare expunere, doar ca ea e foarte mare doar in capul nostru. Totul pleaca de la cap, ne imaginam cele mai groaznice lucruri despre “ce or sa zica ceilalti despre mine? “. Doar ca oamenii nu au venit sa afle despre tine ci despre subiectul pe care il prezinti.

– Ce trebuie sa facem ca sa ne asiguram ca reusim sa captam interesul audientei? E util sa le punem intrebari celor din sala? Sau sa le cerem parerea?

– In situatia de fata eu nu as implica publicul in timpul prezentarii ci as pastra pentru la final. Poti chiar sa specifici acest lucru, ca va urma o sesiune de intrebari si raspunsuri. Daca vrei sa stimulezi numarul de intrebari, sau daca remarci ca cei din public sunt speriati sau nu reactioneaza, poti sa ai la tine un premiu pentru intrebarea cea mai interesanta sau cea care te va pune cel mai mult in dificultate. Si sa le si arati premiul. O carte sau ceva interesant, nu neaparat ceva de valoare. Insa asta face ca totul sa devina un joc iar oamenilor le place sa se joace.

– Daca in public, exista un “Gica contra” care comenteaza fiecare afirmatie a noastra si care pune intrebari doar ca sa ne testeze si in mod evident sa ne puna in dificultate, cum putem sa-l calmam si sa depasim elegant momentul? Putem cere ajutorul salii?

– Mie imi plac cel mai mult oamenii acestia pentru ei dau dinamism evenimentului, ei agita lucrurile si ne ajuta sa atingem atmosfera de interes care apare de obiciei in sesiunea intrebari. Ce fac eu de obicei este sa ii  multumesc pentru intrebare si sa recunosc ca este o intrebare provocatoare. In general oamenii acestia cauta atentie si daca le-ai oferit ceea ce au nevoie, s-ar putea sa se linisteasca. Doar ca, trebuie sa fim sinceri si sa recunoastem, scopul nostru nu ar trebui sa fie sa ii reducem la tacere. Sesiunea de la sfarsit nu are ca scop sa auzi intrebari la care stii sa raspunzi. De exemplu la cursuri cel mai mult ma deranjeaza sa am participanti inactivi, care nu vorbesc. (De obicei asta se intampla cand e managerul in sala 🙂 ). Pare ca ceea ce prezint eu nu este interesant pentru ei. Mie imi plac participantii care pun intrebari.

– E ok sa recunosti ca nu stii? Nu-ti scade asta din prestanta?

– Da, e ok. Sa nu uitam ca daca tii o prezentare nu inseamna ca esti mai destept decat ceilalti ci ca ai un cumul de cunostinte pe care vrei sa-l impartasesti cu ei. Daca chiar esti in aceasta situatie, ii multumesti si ii spui ca este o intrebare la care nu te-ai gandit dar promiti ca te interesezi si revii. Ii ceri emailul sa poti sa-i trimiti raspunsul sau si mai bine, ii spui ca il vei publica pe blog sau pe grup sau oriunde poate fi usor accesat. Dar atentie, chiar trebuie sa fie o intrebare grea :).

– Ai alte recomndari?

– Singura recomandare pe care o am, este sa fii naturala si sa ai propriul stil.  Evita sa copiezi de la altii pentru ca s-ar putea sa nu ti se potriveasca. La fel ca o haina pe care o vezi pe manechin, care iti place si te face sa crezi ca vei arata intr-un anume fel, dar care s-ar putea sa nu iti vina asa cum iti doresti. Important este sa te imbraci si sa te porti in stilul tau. Pana la urma nu exista formule magice ci exista doar sa fii tu. E adevarat, exista tehnici care pot sa te ajute sa devii o varianta mai buna a ta dar care nu trebuiesc privite ca fiind magice.

– Mihai, iti multumesc frumos pentru toate sfaturile tale, eu cu siguranta voi tine cont de ele pentru urmatoarea mea prezentare.

– Si eu iti multumesc pentru interviu si iti doresc mult succes!

Dragii mei, sper ca v-au fost utile indrumarile primite de la Mihai, pe el il gasiti pe site-ul www.mihai-baciu.ro sau pe Pagina de FB Mihai Baiciu, unde veti afla informatii interesante despre training, vanzari, tehnici de comunicare si dezvoltare personala. Daca aveti si alte subiecte pe care v-ar placea sa le aprofundam cu ajutorul lui Mihai, astept cu sugestiile voastre si promit sa revin  cu alte articole la fel de interesante.

Ca sa nu mai prelungesc suspansul, pe mine ma puteti vedea in calitate de speaker pe 10 mai la evenimentul organizat de Work at Home Moms, cand va voi impartasi despre experienta mea in online, despre blogging, Facebook, Social media si multe alte lucruri interesante. Va astept si maine pe blog, sa va spun toate detaliile organizatorice despre acest eveniment.

P.S: am realizat acest interviu cu o zi inainte ca Mihai sa plece din tara pentru trei saptamani. Unde anume a plecat si care este scopul acestei calatorii puteti afla pe profilul lui personal de FB sau pe Pagina de FB Mihai Baciu. Enjoy! 🙂

Ca sa fiti la curent cu noutatile despre Meseria de parinte, nu uitati sa dati Like Paginii de FB   sau sa va inscrieti la Newsletter.

Comenteaza cu contul de FB